О компании и ситуации
Каждый день специалисты компании обеспечивают крупнейшие предприятия России трубами, сантехнической арматурой и сварочными материалами мирового качества. Но им все больше мешают проблемы, преследующие каждую крупную компанию: море неупорядоченной рабочей информации, поиск которой отнимает все больше времени и сил; ежедневная необходимость контактировать с сотрудниками из других городов; постоянные ссылки на архивы завершенных проектов; перегруженные обменные папки и понимание, что хранить таким образом целые массивы профессиональной информации небезопасно.
Если ко всему этому добавить масштабные планы компании по расширению филиальной сети и обучению сотрудников, то станет ясно, что организовать информационные потоки чрезвычайно сложно.
Существует также необходимость коллективной работы над сложными проектами: «В ряде случаев требуется участие специалистов разного уровня и опыта. Каждый из них работает с собственным полем информации, оперирует меняющимися данными, вносит правки в общие документы. Наши специалисты работают в разных городах, а поставленные перед ними задачи имеют общий график, четкие этапы и жесткие точки контроля», — рассказал А. Штонда, менеджер по маркетингу.
Кроме того, в компании уровня Stellberg всегда есть риск недостаточной осведомленности сотрудников о деятельности смежных подразделений — основные новости Краснодара не доходят до Нижнего Новгорода, а приказы теряются.
Можно ли найти оптимальное решение этих вопросов, упорядочить систему с максимальной выгодой для компании и сотрудников, заодно освободив их от обязанности бронировать переговорные, заказывать курьера и оформлять типовые заказы, что занимает 25% рабочего времени? Безусловно. Такие решения с успехом внедряются в современную жизнь, проходя непростой путь от овладения новыми знаниями до ломки стереотипного мышления. Они приносят огромное облегчение cотрудникам и компаниям.
Речь пойдет, пожалуй, о самом перспективном из них — корпоративном портале, созданном на основе программного продукта «1С-Битрикс», дающем уникальную возможность получить единое информационное пространство, доступное каждому сотруднику корпорации, независимо от географической удаленности.

Решение и внедрение
«Сайт компании Stellberg был сделан на основе программного продукта «1С-Битрикс: Управление сайтом», мы были довольны его работой, поэтому корпоративный портал приобрели тоже у компании 1С-Битрикс. Его развертыванием занялась Группа Махаон (постоянный партнер компании), имеющая подтвержденный Золотым сертификатом опыт внедрения», — поделились специалисты компании.
«Продукт был выбран из-за сжатых сроков внедрения, низкой стоимости доработки, легкости администрирования и интеграции в ИТ-структуру. Нас устроил и стандартный функционал портала, решающий основные вопросы. Это модули новостей, информации о компании, электронных заявок и веб-форм, постановки общих задач и создания рабочих групп, система обучения сотрудников и система обмена мгновенными сообщениями через внутренний XMPP/JABBER-сервер — более безопасный аналог ICQ.
В процессе развертывания нам установили базовую версию продукта, настроили модуль AD/LDAP, сделали импорт пользователей из AD. Вместо стандартного шаблона нам разработали яркий, но сдержанный дизайн, соответствующий корпоративному стилю, — поделился А. Штонда.
Процесс внедрения не был гладким. К функционалу портала вопросов не было, сложность заключалась в нежелании сотрудников отказываться от старых привычек. «Со скрипом» шла и дифференциация задач — секретарских, кадровых и т.п. Но это — человеческий фактор!
Алгоритм присвоения признака члена группы тоже оказался более громоздким, чем ожидалось. Но продукт не произвел впечатления «сырого». Работает он стабильно, полностью способствуя выполнению задач, так что мелкие недочеты не портят впечатления».
Сегодня на портале Stellberg активно используются следующие модули: «О компании», «Новости», «Общие приказы и распоряжения», «Курсы и тесты», «Документооборот», «Создание электронных заявок и обращений», «Резервирование ресурсов».

Что получили сотрудники Stellberg?
1. Большую «информационную доску», которую мониторят сотрудники и московского, и самарского офиса, чтобы быть в курсе всего, что происходит в компании. Портал необходим, к примеру, менеджерам отдела логистики, которым каждую минуту важно знать местонахождение груза.
2. Постоянную оперативную связь друг с другом: выяснить контакты и компетенцию сотрудника из любого подразделения и города уже не составляет труда.
3. Централизованное хранилище информации с доступом через веб-браузер из любого региона, из любой точки, где есть интернет. Избавление от неудобной «обменной папки», альтернативой которой является модуль «Общие документы».
4. Смену «классического бэк-офиса» на информационное пространство с повышенной безопасностью. Вся база Stellberg находится на внутренних серверах, к которым невозможно получить доступ извне. Это немаловажно, поскольку такая масса технической и справочной документации требует особого хранения.
5. Решение общих задач стало происходить четче, быстрее, качественнее — все участники рабочих групп видят сроки, этапы, оперативно задают вопросы, получают ответы. Есть место для «разбора полетов» и дальнейшего планирования.
6. Реализован новый подход к обучению: на корпоративном портале хранится вся учебная информация, там же находится и методическая программа. Аттестация теперь проходит с меньшими затратами времени и ресурсов.
7. Появились неограниченные возможности для общения: портал успешно используется как площадка для проведения футбольных матчей, не остаются в стороне любители автогонок и рыбалки. Все они являются членами рабочих групп «Досуг и отдых», «Спорт и развлечения».
80 сотрудников состоят в группе «Маркетинг и продажи», где они делятся новыми идеями. Это team building в действии. Это пространство, где можно и нужно объединяться, чтобы эффективнее работать, быстрее учиться, активнее общаться.